AFAS: Eén systeem voor iedereen

“Jazeker”, geeft Robbert Dijkhuizen aan. “Op dit moment maakt het ziekenhuis gebruik van meerdere systemen ter ondersteuning van de bedrijfsvoeringsprocessen. Wij willen graag meer eenheid in de systemen en eenvoud voor onze huidige en toekomstige medewerkers. AFAS biedt één systeem, waarin alle processen samenkomen. Vanaf begin volgend jaar gaan wij daarom met dit systeem werken.”

“Werken met AFAS betekent kostenbesparing, vermindering van handmatige werkzaamheden
en verbetering van de samenwerking tussen systemen en processen”, vertelt Robbert
verder. “Het invoeren van personele gegevens, uitwisselen van documenten zoals arbeidscontracten, loonstroken en facturen, maar ook het inkopen van goederen gaat straks allemaal via hetzelfde systeem. De CAO wordt nu handmatig ingevoerd, in AFAS staat deze er standaard in. Neem als voorbeeld een organisatiewijziging. Dit aanpassen gebeurt nu in meerdere systemen. In AFAS hoeft dit nog maar één keer. Het handmatige werk en daarmee de kans op fouten wordt dus een stuk minder. De software van AFAS stelt ons toekomstgericht ook een aantal mooie kansen, zoals verbinding met Epic rondom de OK-logistiek.”

Gegevens direct in het systeem
Het gebruik van de applicaties Vila, Verzuimsignaal, Daywize-Emis, Villa-Proquro, Donau en Exact stopt met de overgang naar AFAS. Ook werving en selectie gaat vernieuwen. Zo komt er een nieuwe website voor werken bij St Jansdal. Ook een mooi voorbeeld: als iemand solliciteert vult hij of zij gegevens in. Deze gegevens staan dan direct in het systeem. Leidinggevenden hoeven, wanneer zij iemand aannemen, deze gegevens niet opnieuw in te voeren. Ziek- en herstelmeldingen, declareren, facturen goedkeuren, rapportages, het gaat straks allemaal via AFAS. Het roostersysteem InPlanning en het Leer Management Systeem (LMS) blijven bestaan, net als Ultimo. Al gaan vanuit deze laatste mogelijk wel een paar onderdelen over naar AFAS.

Kostbaar, kwetsbaar en complex
“Tijdens de dagelijkse werkzaamheden op een aantal afdelingen viel op dat wij aan de kant van de bedrijfsvoering nog veel handmatig invoeren”, gaat Robbert verder. “Ook lopen wij tegen beperkingen aan, soms functioneel, soms technisch. Neem als voorbeeld de selfservice in Daywize en het bestelsysteem Vila dat nog op een verouderde versie draait. Wij koppelen op dit moment veel losse applicaties aan elkaar. Dit is kostbaar, kwetsbaar en maakt het beheer complex. Om te bepalen hoe het wel zou moeten, is met alle betrokken afdelingen een traject van visie- en strategievorming en vervolgens een selectie van leveranciers uitgevoerd. Dit heeft geleid tot de keuze voor AFAS.”

Best practice
Een projectteam met daarin medewerkers van de afdelingen HRM, Finance & Control en Inkoop en Logistiek zet zich in om de huidige systemen om te zetten naar één systeem. “Wij hebben gekozen voor best practice”, vertelt Peter Ernest, extern projectleider. De standaard van AFAS is het uitgangspunt. Het projectteam is opgeleid door AFAS en is nu bezig met de inrichting. De huidige processen worden bekeken en waar nodig en mogelijk aangepast. AFAS helpt ons daarbij. Wij moeten ervoor waken dat wij een nieuw systeem voor een oude werkwijze gaan neerzetten. Dat is zeker niet de bedoeling. AFAS betekent wel veranderingen in de processen. Op dit laatste ligt mijn focus en daarnaast op het bewaken van het project, zodat wij begin 2020 live kunnen. Vanwege de samenhang worden alle functionaliteiten op hetzelfde moment in gebruik genomen.”

Bewezen systeem
Ruben van Zuthem is vanuit Finance & Control al vanaf de selectie bij het project betrokken. “Het grootste voordeel vind ik één portaal in plaats van de vele huidige applicaties. Facturen moet je goedkeuren in Donau, inkooporders gaan via Vila, voor contractwijzigingen en declaraties kennen wij Daywize en managementinformatie wordt weergeven in een Excel-overzicht. Straks gaat dit  llemaal via AFAS. Een mooi voorbeeld vind ik de gegevens van medewerkers. Deze worden nog maar één keer vastgelegd. Zo wordt het personeelsnummer nu ingevoerd door de salarisadministratie. De afdeling administratie en facturering heeft deze ter verantwoording nodig in het grootboek. Nu worden deze gegevens handmatig ingevoerd. Straks hoeft dat niet meer, dan wordt dit nummer automatisch overgenomen en bijgewerkt. Eenmalig vastleggen dus! Het is ook mooi dat als wij een investering doen voor een apparaat, wij de afschrijvingskosten direct in AFAS kunnen vastleggen. Wij krijgen hiermee dus beter inzicht in de kosten.”

Ruben vindt het een verademing dat alle losse systemen worden vervangen door AFAS. “Het is een goed en bewezen systeem. Ik werk inmiddels tien jaar in het ziekenhuis, maar daarvoor heb ik al zes jaar met AFAS gewerkt. Medewerkers en leidinggevenden gaan er echt profi jt van hebben.” Je salarisstrook bekijken, gegevens wijzigen of een aanvraag meerkeuze arbeidsvoorwaarden doen? Het kan  traks allemaal in AFAS. Een declaratie indienen? Doe dit straks eenvoudig en snel via de AFAS-APP. Het streven is dat AFAS begin januari 2020 in gebruik wordt genomen.

Francisca Toes